Het Projectenbureau betrekt stakeholders als bewoners, gebruikers, grondeigenaren, belangengroepen enz. bij de voorbereiding en uitvoering van projecten. Dit vraagt om een nauwe afstemming met bewoners en een zorgvuldig omgevingsproces, ook om imagoschade en langdurige juridische procedures te vermijden. Het Projectenbureau voert dan ook al vele jaren een vast proces voor het omgevingsmanagement. Dit proces kan worden geoptimaliseerd en verbeterd door het effectief regisseren van contact met stakeholders vanuit een centrale opslag van gegevens.
Probleem:
De gegevens van stakeholders worden verzameld om contact te kunnen onderhouden. Vaak verloopt het contact via telefoon, e-mail, brieven, fysieke gesprekken en informatieavonden.
Tijdens de Corona-crisis zijn fysieke bijeenkomsten niet meer mogelijk. Het Projectenbureau heeft in 2020 geëxperimenteerd met diverse manieren van digitaal omgevingsmanagement en omgevingsmanagement op afstand.
Uit de evaluatie bleek een behoefte om op een eenvoudige en uniforme wijze contact te kunnen onderhouden met de stakeholders. Het liefst flexibel, zodat per project zelf de middelen gekozen kunnen worden om contact te onderhouden.
Doel:
Onderzoeken of er een eenvoudige tool te ontwikkelen is die zowel voorziet in:
• Eenduidige en uniforme wijze van verzamelen en opslaan van gegevens conform de AVG.
• Eenduidige, eenvoudige en flexibele inzet van middelen om contact te onderhouden met stakeholders.
• Uniforme en herkenbare uitstraling conform de standaarden van Delfland
Beoogde resultaat/oplossing
Doordat relevante gegevens over stakeholders voor omgevingsmanagers per project en op 1 plek zijn te vinden zal dit:
- tijd besparen (minder zoeken, handelingen meerdere keren uitvoeren e.d.);
- draagt bij aan betere kwaliteit communicatie (gemakkelijk in de uitvoering, volledig, snel).
- het mogelijk maken om het inzetten van digitale middelen -naast de bekende analoge en fysieke middelen- in te zetten en daarmee een grotere groep stakeholders bereiken.
Afbeelding van Van Emden Marketing Consultancy
Stand van zaken:
In het najaar van 2021 is het project van start gegaan met het uitzoeken van usercases en ontwikkeling van het prototype.